Der Q-Day – eine Erfolgsstory

Im Interview erzählt Stephanie Fasnacht über einen virtuellen Anlass mit mehr als 200 Personen, den sie mit der Hilfe von Kilchenmann auf die Beine gestellt hat.

Stephanie Fasnacht ist Assistentin der Geschäftsleitung des ANQ, des nationalen Vereins für Qualitätsentwicklung in Spitälern und Kliniken. Dieser verantwortet einheitliche Qualitätsmessungen in den Institutionen der Aktusomatik, der Psychiatrie und der Rehabilitation auf nationaler Ebene. ANQ-Mitglieder sind der Spitalverband H+, die Verbände der Versicherer santésuisse, curafutura und die eidgenössischen Sozialversicherer, die Kantone und das Fürstentum Liechtenstein. Im Interview erzählt Stephanie Fasnacht über einen virtuellen Anlass mit mehr als 200 Personen, den sie mit der Hilfe von Kilchenmann auf die Beine gestellt hat. Sie spricht über die Planung und Umsetzung des Q-Days und über die Komplexität, die ein solches Grossprojekt mit sich bringt.

Frau Fasnacht, worum handelt es sich beim Q-Day?

Alle zwei Jahre organisiert der ANQ ein Fachsymposium, den sogenannten Q-Day. Diese Veranstaltung hat zum Ziel, den Erfahrungsaustausch zur Qualitätsentwicklung rund um die ANQ-Messungen im stationären Bereich des Gesundheitswesens zu erhöhen. Dabei sollen unter anderem Qualitätsverantwortliche von Akutspitälern, Psychiatrie- und Rehakliniken mittels Fachbeiträgen und Präsentationen ihre Best Practices weitergeben. Der Tag bietet Inputreferate, Parallelworkshops, eine Podiumsdiskussion zu aktuellen Themen und eine Keynote – all dies in Deutsch, Französisch und Italienisch. Als wir im Januar 2021 mit der Planung des Q-Days 2022 begannen, fanden Veranstaltungen pandemiebedingt online statt. Weil uns Planungssicherheit wichtig war und weil wir die Vorteile von Online-Events nutzen wollten, entschlossen wir uns bereits damals, den Q-Day im Januar 2022 virtuell durchzuführen. Kilchenmann hat uns hierbei massgeblich unterstützt.

Klingt nach einem grossen Projekt. Wie haben Sie begonnen?

Wir wollten uns zuallererst einen Überblick verschaffen, wie ein solcher virtueller Event ablaufen kann und welche technischen Möglichkeiten hierzu bestehen. Deshalb hat Kilchenmann mit uns im März 2021 einen Kickoff-Workshop durchgeführt, der anschliessend die Grundlage für den Q-Day darstellte. Die Idee war nun, eine Plattform mit verschiedenen virtuellen Räumen zu errichten, wo neben gemeinsamen Teilen wie die Begrüssung oder Verabschiedung auch verschiedene Workshops parallel stattfinden konnten. Die Teilnehmenden sollten sich online frei zwischen den Räumen bewegen können, gleichzeitig musste ihre Teilnahme für die Vergabe von Weiterbildungscredits nachvollziehbar sein. Die verschiedenen Programmpunkte wollten wir aus unterschiedlichen Studios und Eventlokalitäten streamen, wobei Referierende, Moderierende, Dolmetschende und der technische Staff vor Ort sein sollten.

Welche Planungsschritte waren anschliessend notwendig?

Intern beschäftigten wir uns nach dem Kickoff während mehreren Monaten mit den organisatorischen Aspekten wie Planung des Tagesprogramms und der Anfrage der Referierenden sowie den Dolmetschenden. Mit Kilchenmann und deren Partner Appix wurden inhaltliche und technische Fragen zur Eventplattform geklärt: Wie soll diese aussehen, wer kann auf der Eventplattform was machen? Wir wollten beispielsweise auch eine Supporthotline, um die Teilnehmenden bei eventuellen Problemen unterstützen zu können. Diese konnte Kilchenmann auf Deutsch und Englisch selbst betreuen, das war praktisch. Allgemein waren wir sehr dankbar für das Allround-Angebot des Unternehmens, denn Kilchenmann hat uns neben der Plattform-Erstellung und der Hotline-Betreuung auch bei der Suche nach möglichen Studios und Eventlokalitäten sowie der Organisation des Caterings unterstützt.

Auf welche Schwierigkeiten sind Sie während des Projekts gestossen?

Nebst der allgemeinen Komplexität des Projekts und der dadurch erforderlichen guten Kommunikation zwischen allen Partnern mussten wir pandemiebedingt einen Monat vor dem Event nochmals umplanen. Wir entschieden, dass die Referierenden, die mehrheitlich in Spitälern und Kliniken tätig sind, ausschliesslich remote präsentieren sollen. Vor Ort waren also nur noch Moderierende, Dolmetschende und das technische Team. Diese kurzfristige Änderung erforderte viel Flexibilität auf allen Seiten und wir waren sehr froh, hat uns Kilchenmann auch in solchen Momenten stets tatkräftig unterstützt.

Wie sah die Umsetzung am Q-Day schliesslich aus?

Nach einem Probelauf, bei dem sich die Personen vor Ort mit der Technik vertraut machen konnten, ging es um 9:00 Uhr mit der Veranstaltung los, die dank der Eventplattform und ihren verschiedenen Funktionen reibungslos und zu unserer vollsten Zufriedenheit verlief. Die Teilnehmenden konnten während der Veranstaltungen schriftlich Fragen stellen, die direkt auf die Tablets und Bildschirme der Moderierenden und Referierenden gespielt wurden. So konnten sie die Fragen gezielt aufnehmen und gleich mündlich beantworten. Alle Beiträge wurden stimmig in die virtuelle Eventplattform eingebunden – die Teilnehmenden erhielten einen einheitlichen Gesamteindruck und nahmen die örtlichen Unterschiede zwischen Remote-Zuschaltung und Studioeinspielung wohl gar nicht richtig wahr. Die Sprache war je nach Wahl der Teilnehmenden bereits voreingestellt, konnte jedoch ganz einfach gewechselt werden. Kilchenmann betreute die Technik-Hotline, wodurch allfällige Probleme schnell behoben wurden. Der Event wurde zudem aufgezeichnet und die Beiträge können nun noch ein Jahr lang auf der Eventplattform nachgeschaut werden. Von den Teilnehmenden haben wir im Anschluss der Veranstaltung ein sehr positives Feedback bekommen. Wir sind also sehr zufrieden und können uns gut vorstellen, auch künftig ähnliche Online-Events durchzuführen.

Was haben Sie an der Zusammenarbeit mit Kilchenmann besonders geschätzt?

Wir waren sehr froh, dass uns Kilchenmann bei unserem Event auf verschiedenen Ebenen unterstützt hat. Es hat uns die Arbeit sehr erleichtert, dass wir nicht nur die technischen Aspekte in guten Händen wussten, sondern auch Hilfe bei der Studio- und Raumsuche und beim Catering bekamen. Dank der engen und guten Zusammenarbeit konnten wir die einzelnen Schritte auch bei kurzfristigen Änderungen jeweils gemäss Zeitplan umsetzen. Kilchenmann ist zudem stets professionell auf unsere Bedürfnisse eingegangen und blieb immer flexibel. An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an Stephan Zuchold, André Steinbach von Kilchenmann und Dominique Leibundgut von Kilchenmann-Partner Appix.

Frau Fasnacht, wir danken Ihnen für das Gespräch.

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