Digitale Wegleitung beim Bund

Interview mit Sabrina Fuhrer, Leiterin Kursmanagement. Umsetzung einer Digital-Signage-Komplettlösung beim Eidgenössischen Ausbildungszentrum in Schwarzenburg EAZS.

Simon Wegmüller, Swiss IT Magazine Nr.11 | November 2019

Im Eidgenössischen Ausbildungszentrum in Schwarzenburg EAZS, das aus zwei Schulgebäuden, dem Zentralgebäude mit Verpflegungsbereich und Auditorium sowie fünf zusammengebauten Unterkunftsgebäuden besteht, werden unter anderem Bevölkerungsschutz-Kurse und öffentliche Tagungen und Seminare durchgeführt. Im Zentrum führen Instruktoren des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz BABS aber auch Kurse insbesondere für Lehrpersonal, Führungsorgane sowie Zivilschutz-Kader und -Spezialisten durch. Das Ausbildungszentrum bietet dazu rund 33 Klassenzimmer, drei grössere Plenarsäle und 125 Unterkunftszimmer mit total 175 Betten. Die freien Räumlichkeiten werden ausserdem an weitere Bundesstellen, Kunden aus dem ganzen Bevölkerungsschutz sowie Interessenten aus der Privatwirtschaft vermietet. 

«Klare Zielsetzungen sind enorm wichtig. Was will ich, was brauchen wir tatsächlich»

Sabrina Fuhrer, Leiterin Kursmanagement EASZ Schwarzenburg

Digital-Signage-Spezialist Kilchenmann mit Sitz im Kanton Bern erhielt den Auftrag, die Anlage mit einer modernen Digital-Signage-Komplettlösung auszustatten. Das wichtigste Bedürfnis des Kunden war dabei die Möglichkeit zur gleichzeitigen Buchung von Räumen bei gleichzeitiger Einhaltung hoher Sicherheitsanforderungen. Das wurde, so Sabrina Fuhrer, Leiterin Kursmanagement am EAZS Schwarzenburg, insbesondere dank der Cloud-basierten Lösung von Easescreen möglich. Heute stehen drei Stelen und zusätzliche drei Bildschirme beim Haupteingang, die als Wegleitsystem durch die Gebäude genutzt werden. Das entsprechende Layout wurde durch Kilchenmann auf den Kunden abgestimmt und umgesetzt, so Fuhrer weiter.

Zielsetzung und Anforderungen

An der Gesamtinfrastruktur im Ausbildungszentrum EAZS hat sich durch die Zusammenarbeit mit Kilchenmann grundsätzlich nicht allzu viel verändert, erklärt Fuhrer. Doch das Ziel, eine neuere und User-freundliche Lösung zu finden, um die Kunden im Zentrum besser zu den entsprechenden Seminarräumen zu leiten, konnte umgesetzt werden. «Das bestehende System war in die Jahre gekommen und musste ersetzt werden», bringt es Sabrina Fuhrer auf den Punkt. Der Entscheid, dass das über ein Digital-Signage- System ermöglicht werden sollte, fiel deshalb schnell. «Da unser Zentrum in mehrere Häuser aufgeteilt ist, welche nicht miteinander verbunden sind, ist ein gezieltes Leitsystem zwingend nötig», erklärt Fuhrer. «Wir wollten eine bessere Sichtbarkeit für den Kunden sowie eine einfachere Handhabung für uns.» Die Hauptanforderung war also eine klare Sichtbarkeit für den Kunden sowie ein übersichtliches, leicht verständliches Handling für das Ausbildungszentrum als Betreiber sowie für die User.

Auch wie das System in etwa aussehen und arbeiten sollte, war von Beginn weg klar: «Das System musste über einen Online Zugang funktionieren, da keine Software installiert werden konnte», erklärt Fuhrer und ergänzt: «Es musste verschieden Möglichkeiten zur Präsentation bieten. Zum einen wollten wir die Kunden leiten, zum anderen wollten wir Bilder, Videos oder Präsentationen auf den Displays zeigen können. Diese wollten wir flexibel und auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten anpassen können.»

Mit dem heutigen Stand ist man in Schwarzenburg denn auch glücklich, denn die ursprüngliche Idee konnte in die Realität umgesetzt werden, auch wenn kleinere Anpassungen nötig waren. «Unsere Vorstellungen wurden vollumfänglich erfüllt. Im Vorfeld haben wir mit einigen Anpassungen gerechnet, waren dann jedoch überrascht, dass all unsere Anforderungen umgesetzt werden konnten », zeigt sich Fuhrer zufrieden

Die Suche nach dem richtigen Partner

Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts war der Entscheid für und die Suche nach dem richtigen Umsetzungspartnerausschlaggebend: «Zuerst haben wir auf Bundesebene nach bereits bestehenden Lösungen gesucht, was uns jedoch keine gangbaren Lösungen brachte», verrät Fuhrer. «Da wir bereits in anderen Fällen mit Kilchenmann zusammenarbeiteten, gelangten wir mit unserem Anliegen direkt an sie. Dabei spielte das Support-Angebot eine wichtige Rolle, und auch die Sicherheitsvorschriften mussten vom Umsetzungspartner Kilchenmann eingehalten werden. Ausserdem hatte die Firma Kilchenmann bereits Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen Bundesstellen und auch mit dem EASZ selbst – so war der richtige Partner also schnell gefunden.»

Die Abstimmung mit Kilchenmann verlief denn auch mehr oder minder reibungslos, so Sabrina Fuhrer weiter: «Es gab ein, zwei technische Herausforderungen, wie etwa den Server, jedoch haben wir diese Hürden innert nützlicher Frist geregelt bekommen.» Kilchenmann konnte dem EAZS denn auch eine Lösung vorlegen, welche auf das Ausbildungszentrum zugeschnitten war und die innerhalb des Budgets lag.

Umsetzungsphase

Nach der Wahl des Partners begann die Umsetzung des Projekts. Und da das Team am EAZS letztlich die Lösung selber benutzen und verwalten sollte, war es wichtig, so Fuhrer, klare Anforderungen zu definieren und auch bei der Umsetzung den Lead zu übernehmen. So gab es während der Evaluationsphase zum Beispiel bereits einen Mitarbeiter seitens Kilchenmann, welcher dem EAZS zur Seite stand.

«Bei der Umsetzungsphase gab es dann einen neuen Ansprechpartner, welcher das Tool bereits gut kannte und uns von A bis Z begleitete», ergänzt Fuhrer. «Von der Vorortbegehung über das Erörtern der Standorte für die Displays bis hin zum Layout der einzelnen Bildschirme hatten wir mit dieser einen Person zu tun.»

Der Startschuss für das Projekt fiel im September 2018. «Die effektive Zusammenarbeit mit Kilchenmann begann dann im November. Umgesetzt wurde das Projekt dann während unseren Sommerferien und der effektive Go Live war dann am 5. August 2019», fasst Fuhrer den Zeitplan vom Start bis zur Fertigstellung zusammen. Bezüglich der Kosten verrät die Leiterin Kursmanagement jedoch nur, dass diese deutlich unter der WTO Schwelle lagen.

Probleme früh angehen

Doch wie bei jedem Projekt gab es auch Schwierigkeiten und Hürden zu meistern. «Wir hatten aber genügend Zeit eingerechnet, da wir von früheren Projekten wussten, dass die beschaffungsrechtlichen Vorgaben ihre Zeit benötigten », meint Fuhrer dazu und gesteht ein: «Auch hat es in der Anfangsphase einen Wechsel im Projektteam gegeben, was uns ziemlich weit zurückwarf.»

Dieser Wechsel hätte klar vermieden werden können, meint Fuhrer: «Wenn eine transparentere Kommunikation bei den Projektteammitgliedern stattgefunden hätte.» Das zweite grössere Problem, welches auftrat, war ein technisches. Hier war ebenfalls mangelnde Kommunikation der Auslöser. «Eine rechtzeitige erweiterte Runde des Projektes hätte uns geholfen, diese Hürde früher zu erkennen. Schlussendlich haben wir dank der Flexibilität und dem Engagement aller Beteiligten das Projekt zeitgerecht umsetzen können», so Fuhrer und rät: «Mein Tipp ist eine offene Kommunikation und ein Kernprojektteam, welches bei Bedarf durch Fachpersonen erweitert wird.»

Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten

Das Endprodukt des Projekts besteht heute aus einem Aussendisplay sowie fünf Displays in den diversen Gebäuden. «Wir präsentieren auf jedem der Bildschirme die aktuellen Veranstaltungen im Zentrum sowie die dazugehörende Bezeichnung des Seminarraumes», erklärt Fuhrer. «Es gibt wechselnde Newsticker sowie Bilder, Videos und Präsentationen. Die Raumverwaltung selber läuft bei uns über SAP.» Zudem werden die Informationen wöchentlich oder bei Bedarf manuell eingepflegt.

Das System biete dem Ausbildungszentrum eine flexible Möglichkeit, auf das Alltagsgeschehen zu reagieren, meint Fuhrer weiter. «Kunden können kurzfristig Wünsche für ihr Seminar anbringen, die Reaktionszeit des Systems ist schnell. Es ist viel bedienungsfreundlicher als der Vorgänger und hatte bereits ab Einführung eine bessere Akzeptanz bei meinem Team.»

Anderen Unternehmen, die sich in ähnlichen Situationen wie das EAZS befinden und die Umsetzung eines Digital- Signage-Projekts in Betracht ziehen, rät Fuhrer: «Begehen Sie den Ort am besten mit den Augen eines Kunden. Bei uns habe ich neue Lernende durch das Zentrum geschickt, die sich zurechtfinden sollten. Sie konnten mir mit ‹frischen› Augen einige Hinweise geben.» Auch klare Zielsetzungen seien enorm wichtig. «Was will ich, was brauchen wir tatsächlich? Was war bisher positiv, wo müsste optimiert werden? Ich fand es hilfreich, zuerst meine Vorstellungen zu sammeln und erst danach die technischen Möglichkeiten dazu zu prüfen. So vermeiden Sie frühzeitige Zensierungen, welche vielleicht gar nicht nötig gewesen wären», so Fuhrer abschliessend.