Modern Work: Mit einer technischen Gesamtlösung zu mehr Effizienz

Die meisten Unternehmen kämpfen auch nach über drei Jahren intensivem digitalem Arbeiten noch regelmässig mit technischen Problemen – und verlieren dadurch pro Online-Meeting oder -Präsentation im Schnitt sieben wertvolle Minuten! 

Sie kennen es bestimmt: Man nimmt zu viert an einem virtuellen Meeting teil und weiss nicht, wie der Laptop positioniert werden muss, damit alle zu sehen sind. Vielleicht haben Sie sogar eine Raumkamera, die dieses Problem löst, doch dann werden Ton oder Lichtverhältnisse durch verschiedene Aspekte im Raum beeinträchtigt. Versucht man, die notwendigen technischen Elemente einzeln zu bestellen und selbst einzurichten, kommt es zu einem Kabelgewirr, das einen schier verzweifeln lässt. Das Konzept Modern Work befasst sich neben der Einrichtung des individuellen Arbeitsplatzes auch mit der Einrichtung von technisch professionell ausgestatteten Räumen, in welchen effizient und reibungslos gearbeitet werden kann. Wir erklären Ihnen, wieso eine Gesamtlösung im Minimum eine Überlegung wert ist – und dass diese gar nicht so kostenintensiv ist, wie Sie sich das möglicherweise vorstellen.

Neue Anforderungen durch fortschreitende Digitalisierung

Mit der Pandemie hat sich in punkto Arbeit vieles verändert. Wir sind auf die gänzlich digitale oder zumindest hybride Schiene aufgesprungen. Lange Zeit waren wir im Homeoffice und sind es teilweise immer noch. Auch nach überstandener Pandemie werden gewisse Aspekte dieser digitalen Arbeitsweise bestehen bleiben und Unternehmen sehen sich nun zum Handeln gezwungen. Zurzeit ist der Begriff «Modern Work» in aller Munde. Dieses Konzept sieht vor, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden zeitgerechte Arbeitsbedingungen schafft, damit sich diese rundum wohlfühlen und effizient arbeiten können. Im Zuge der Digitalisierung allgemein und nun insbesondere in den letzten zwei Jahren haben sich die Erwartungen der Arbeitnehmenden an Ihr Unternehmen geändert, vor allem was den Arbeitsort betrifft: Auch wenn es theoretisch wieder möglich wäre, Vollzeit ins Büro zurückzukehren, möchten viele Mitarbeitende trotzdem einen Teil ihrer Arbeiten im Homeoffice erledigen – was durch die virtuelle Arbeitsweise durchaus möglich ist. Dies spart sowohl Arbeitnehmenden als auch Arbeitgebenden wertvolle Zeit und damit Ressourcen. Arbeitsweg sowie Autofahrten zu Kundenterminen fallen weg – und somit gar auch der nicht länger gebrauchte Firmenwagen.

Neue technische Herausforderungen

Das virtuelle Arbeiten bringt also durchaus Vorteile, aber es kommen gleichzeitig auch Herausforderungen auf ein Unternehmen zu. In einem Grossraumbüro stellen die immer häufiger werdenden Calls für die anderen Anwesenden einen beachtlichen Störfaktor dar. Es werden Rückzugsmöglichkeiten in kleinen Räumen, sogenannten Huddle-Rooms oder separate Call-Sitzungszimmer nötig. Für grosse Meetings bedarf es teilweise Konferenzräume, die genauso einfach zu bedienen sein sollen wie der eigene Laptop. Mitarbeitende können normalerweise nicht abschätzen, dass die Kommunikation mit weiteren Personen, die am separaten Arbeitsplatz oder in einem Konferenzraum erfolgt, weitgehend andere Anforderungen an Kamera, Mikrofon und Lautsprecher stellt. Der technische Aspekt spielt also eine zentrale Rolle. Als Unternehmen möchte man nicht wertvolle Zeit damit verbringen müssen, Räume immer wieder aufs Neue einzurichten oder technische Probleme zu beheben. Im Gegenteil: Alles soll zu dem Zeitpunkt so funktionieren, wie man sich das vorstellt.

Die ersten Schritte zu einer modernen Technik

Ein Unternehmen, dass seine Technik gemäss dem Modern Work-Konzept anpassen möchte, sollte verschiedene Punkte beachten. In einem ersten Schritt ist es wichtig, zu definieren, was Modern Work für das eigene Unternehmen überhaupt bedeutet. Hierbei ist es zwingend, die Mitarbeitenden – aller Hierarchiestufen – miteinzubeziehen. So werden Bedürfnisse abgeholt und können angemessen adressiert werden. Wie oft ist die Anwesenheit im Büro für Mitarbeitende noch sinnvoll, gewünscht oder zwingend und welche Ansprüche haben sie an die Arbeitsumgebung? Wie oft werden separate Räume für Meetings benötigt und in welcher Grösse? Gleichzeitig gilt es, eine ausführliche Standortbestimmung durchzuführen, wobei auch hier wiederum die Inputs der Mitarbeitenden sehr wertvoll sind. Welche technischen Voraussetzungen bestehen bereits? Was ist für die Zukunft zwingend nötig und bringt dem Unternehmen Vorteile? Was ist machbar und was ergibt Sinn? Was funktioniert momentan nicht und muss geändert werden?

Die Suche nach der optimalen Lösung

Nachdem die Bedürfnisse abgeholt sind und der Status Quo unter die Lupe genommen wurde, geht es daran, eine geeignete Lösung zu finden. Dabei ist grundsätzlich wichtig, dass diese ganzheitlich ist und keine Systembrüche aufweist. Sie soll in jedem betroffenen Raum die folgenden, optimale Bedingungen für ein Meeting schaffen: Das Bild, das Licht und die Akustik stimmen auf Anhieb und man braucht sich nur mit einem Knopfdruck einzuwählen. Die Bild- und Tonqualität sind durchgehend hoch, es gibt weder Unterbrüche noch ein Echo. Zudem ist man auch vor Cyber-Attacken geschützt. Die Suche nach einem solchen Gesamtpaket ist nicht immer einfach, womit der geeignete Zeitpunkt gekommen ist, einen Profi an Bord zu holen. Oftmals werden technische Aspekte unterschätzt und man ist versucht, die verschiedenen Elemente einzeln zu bestellen und einzurichten, was jedoch einen erheblichen Zeitverlust mit sich bringen kann. Einen Partner zu finden, der eine einheitliche Lösung installiert, spart Zeit und Nerven – und schliesslich auch Ressourcen! Indem ein Raum so eingerichtet wird, dass jederzeit auf Knopfdruck ein Meeting gestartet werden kann, wird ein reibungsloseres und effizienteres Arbeiten sichergestellt. Sieben Minuten werden pro Meeting und teilnehmende Person gespart, auf ein ganzes Jahr gerechnet ganz schön viel Zeit, die sie mit wichtigen Dingen füllen können! Zudem sind viele Lösungen heutzutage softwarebasiert und somit entgegen dem Vorurteil, Technik sei unfassbar teuer, durchaus kosteneffizient: Mit einem Betrag von 1'000 bis 5'000 pro Raum wird nämlich bereits eine enorme Qualitätsverbesserung erreicht.

Mit Kilchenmann zur geeigneten Lösung

Sie sehen also: Die Digitalisierung und nicht zuletzt die Pandemie haben technische Anforderungen mit sich gebracht, mit denen sich ein Unternehmen im Rahmen eines Modern Work Konzepts beschäftigen sollte. Wollen auch Sie eine Techniklösung, die reibungslos funktioniert und die Ihren Mitarbeitenden ein effizientes Arbeiten ermöglicht? Gerne schauen wir mit Ihnen die verschiedenen Optionen an, die sich für Ihr Unternehmen bieten. Kontaktieren Sie uns noch heute, wir freuen uns über eine Zusammenarbeit!

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